Digitalisasi layanan perpajakan terus meningkat dari tahun ke tahun. Salah satu upaya penting yang dilakukan Direktorat Jenderal Pajak (DJP) adalah integrasi NIK sebagai identitas tunggal perpajakan. Melalui Portal NPWP versi terbaru (versi 2.1), pemerintah menyediakan fitur Validasi & Registrasi Massal NIK untuk mempermudah pemberi kerja dalam melakukan validasi data pegawai sekaligus memastikan NIK pegawai tercatat dalam sistem Coretax.

Fitur ini sangat penting khususnya menjelang akhir tahun pajak ketika pemberi kerja wajib menerbitkan Bukti Potong PPh 21 (A1/A2). Tanpa NIK yang tervalidasi dan teregistrasi di Coretax, pemberi kerja berpotensi masih menggunakan NPWP sementara (999xxx) yang kini sudah tidak direkomendasikan.

Panduan ini merangkum langkah-langkah terbaru dan seluruh ketentuan resmi berdasarkan “Panduan Registrasi Massal NIK – Portal NPWP” terbitan DJP (update 19–11–2025).

---

1. Apa Itu Portal NPWP Versi 2.1?

Portal NPWP versi terbaru menghadirkan dua layanan penting:

a. Layanan Pemadanan NIK–NPWP (Versi 1)

Berfungsi untuk mengecek apakah NIK dan NPWP sudah padan.

b. Layanan Validasi NIK (Versi 2.1)

Diperuntukkan bagi pemberi kerja Badan atau Instansi Pemerintah untuk melakukan:

• Validasi NIK pegawai secara massal

• Registrasi NIK ke Coretax

• Penggantian NPWP sementara

• Persiapan pembuatan bukti potong tanpa hambatan

Pengguna lama layanan pemadanan dapat langsung menggunakan layanan Validasi NIK, tetapi pengguna baru hanya bisa menggunakan layanan Validasi NIK (tanpa akses pemadanan).

---

2. Mengapa Validasi Massal NIK Itu Penting?

Ada beberapa alasan strategis mengapa pemberi kerja wajib menggunakan layanan ini:

a. Migrasi NIK Pegawai ke Coretax

Agar pegawai dapat:

• Dibuatkan Bukti Potong PPh

• Terhindar dari penggunaan NPWP sementara

• Menjalankan aktivitas perpajakan di masa depan

b. Kebutuhan SPT Tahunan

NIK yang tervalidasi dan teregistrasi membantu pegawai melakukan pelaporan SPT dengan lebih mudah.

c. Persiapan Bukti Potong A1/A2

Pada Masa Pajak Desember, seluruh pegawai tetap wajib dibuatkan bukti potong. Tanpa validasi NIK, hal ini dapat terhambat.

---

3. Status NIK Setelah Teregistrasi

NIK yang berhasil teregistrasi massal akan berstatus:

“Belum Aktif (SPDN)”

Status ini bukan Wajib Pajak aktif.

Pegawai perlu melakukan:

• Aktivasi Akun WP (untuk login Coretax)

• Aktivasi NIK menjadi WP aktif, bila sudah wajib ber-NPWP

Semua proses ini dilakukan secara mandiri oleh pegawai, bukan oleh pemberi kerja.

---

4. Alur Lengkap Registrasi Massal NIK

Proses registrasi massal NIK terdiri dari tiga tahap:

---

Tahap 1 – Daftar & Akses Portal NPWP

1.1 Mengisi Data Instansi/Perusahaan

• Masukkan NPWP 15/16 digit

• Masukkan email aktif pemberi kerja

• Email menjadi username login

Jika email sudah digunakan, sistem akan menolak pendaftaran.

1.2 Data Penanggung Jawab

Data otomatis terbaca dari masterfile pajak. Apabila tidak lengkap, WP harus melakukan pemutakhiran data ke KPP.

Data tambahan yang harus dilengkapi:

• NIP / ID penanggung jawab

• Jabatan

• Nomor HP

1.3 Penunjukan Staf

Staf harus memenuhi dua syarat:

1. Memiliki NPWP aktif

2. Jika wanita kawin → wajib pisah harta atau terpisah (PH/MT)

1.4 Memilih Layanan “Validasi NIK”

Kemudian:

• Buat password

• Buat PIN (angka)

• Unduh dan isi dokumen permohonan PDF

1.5 Upload & Submit Dokumen

Scan PDF → upload → centang pernyataan → submit.

1.6 Verifikasi Email & Login

Pendaftar menerima email “Verifikasi Registrasi” dan melanjutkan login ke Portal NPWP.

---

Tahap 2 – Unggah File Excel Validasi

2.1 Mengunduh & Mengisi Excel

Isi data pegawai meliputi:

• NIK

• Nama (harus 100% sama sesuai Dukcapil)

• Nomor HP

• Email
  Format hanya menerima angka tanpa spasi dan huruf kapital harus sesuai data resmi.

2.2 Rename File Excel

File harus dinamai dengan format:
<NPWP pemberi kerja>.xlsx

Kemudian upload melalui menu Validasi.

Sistem akan melakukan validasi otomatis berdasarkan data Dukcapil dan Portal DJP.

---

Tahap 3 – Monitoring Validasi & Registrasi

Melalui tab Monitoring, pemberi kerja bisa melihat proses:

Status Validasi:

• VALID – by data Dukcapil

• VALID – by data Portal

• TIDAK VALID – nama tidak sesuai

• TIDAK VALID – NIK tidak ditemukan

Jika NIK tidak ditemukan, WP disarankan menghubungi Dukcapil (168).

Status Migrasi Coretax

Migrasi dilakukan setiap hari (maksimal H+3).
Jika status “Ya”, maka NIK pegawai telah sukses teregistrasi di Coretax.

Setelah itu:

1. Batalkan Bupot lama dengan NPWP sementara

2. Buat ulang Bukti Potong PPh dengan NIK

3. Lakukan pembetulan SPT Masa PPh 21

Ini adalah langkah penting agar kredit pajak pegawai tidak bermasalah.

---

5. FAQ Penting dari DJP

Beberapa pertanyaan umum yang dijawab dalam panduan:

a. Jika NIK sudah pernah terdaftar di Coretax?

Tidak akan ditimpa. Sistem menggunakan prinsip FIFO.

b. Berapa lama NIK bisa digunakan untuk membuat Bupot?

Setelah migrasi Coretax → maksimal H+3.

c. Apa status setelah registrasi massal?

SPDN (Belum Aktif), bukan WP aktif.

d. Apakah bisa upload beberapa file Excel?

Bisa, namun setiap file memiliki tiket monitoring tersendiri.

e. Apakah pemberi kerja Orang Pribadi dapat mengakses layanan?

Masih dalam pengembangan. Saat ini hanya Badan & Instansi Pemerintah.

Layanan Validasi & Registrasi Massal NIK di Portal NPWP memberikan kemudahan signifikan untuk pemberi kerja dalam mengelola data perpajakan pegawai. Dengan proses yang lebih sistematis melalui CEISA dan Coretax, pemberi kerja dapat memastikan:

• Data pegawai akurat

• Bukti potong tidak lagi memakai NPWP sementara

• SPT Tahunan pegawai berjalan lancar

• Tidak ada masalah perpajakan akibat ketidaksesuaian NIK

Panduan resmi DJP ini menjadi acuan utama agar seluruh pemberi kerja dapat memahami alur dan kewajiban mereka secara benar.